Projektmanagement: 7. Projektleiter und Führung

7.3 Ziele vereinbaren

Wenn die Projektziele mit dem Auftraggeber abgestimmt sind, hat der Projektleiter die Aufgabe, diese dem Team gegenüber zu vermitteln. Dazu eignet sich der Projektstart-Workshop. Hier sollte der Projektleiter klar und ausführlich darlegen, was er mit dem Auftraggeber vereinbart hat. Während des Projektverlaufs sollten in weiteren Sitzungen die Zielverständnis der am Projekt beteiligten Mitarbeiter abgestimmt werden. Weiterhin sollte zu Projektbeginn mit jedem einzelnen Mitarbeiter geklärt werden, welche Aufgaben er übernehmen wird.

Im Zielvereinbarungsgespräch klärt der Projektleiter mit jedem Teammitglied, was dessen Aufgaben im Rahmen des Projekts sind, welchen Entscheidungsspielraum er hat und an wen er zu berichten hat (z.B. Projektleiter oder Teilprojektleiter). Das Gespräch kann in Form eines Dialogs geführt werden. Beispielsweise schildert der Projektmitarbeiter, wie er seine Rolle in diesem Auftrag sieht und welche Zielsetzungen er anstrebt. Der Projektleiter prüft, ob die Ziele realistisch und genügend herausfordernd sind. Eventuelle Differenzen werden besprochen bis sich beide über den Zielinhalt inklusive Terminen, Zielformulierung, der erforderlichen Unterstützung und Entscheidungsfreiraum einig sind. Die vereinbarten Ziele sollten der SMART-Regel genügen: Spezifisch, messbar, aktiv beeinflussbar, realistisch, terminiert.

Der Projektleiter hat im Normalfall in den Arbeitsbereich seiner Mitarbeiter nicht einzugreifen. Im Rahmen des projektbegleitenden Projekt-Controllings wird zu bestimmten Terminen (Meilensteine) anhand von messbaren quantitativen und qualitativen Leistungsgrößen geprüft, inwieweit die gesetzten Ziele erreicht wurden. Dabei wird auch deutlich, wo die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter liegen. Wenn Teilziele des Projekts erreicht sind oder sich die Aufgabenstellung ändert, sollten erneut Zielvereinbarungsgespräche geführt werden.