PM-Techniken: 6. Kommunikation im Projektteam
PM-Techniken: 6. Kommunikation im Projektteam |
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Regelmäßige oder bei Bedarf spontan angesetzte Projektbesprechungen sind wichtig für einen reibungslosen Projektverlauf. Die Teilnehmer können dort ihre Sichtweisen austauschen und abstimmen. Ziel ist zu konkreten Maßnahmen zu entwickeln und das weitere Vorgehen zu beschließen. Damit Teambesprechungen erfolgreich werden, ist eine gute Vorbereitung notwendig:
Legen Sie für jede Projektbesprechung den Termin, den Zeitrahmen und den Besprechungsanlass fest.
Informieren Sie die Teammitglieder über die Tagesordnungspunkte und Rollen (Gesprächsleitung, Protokollführer) vor der Sitzung.
Weisen Sie auf notwendige Vorbereitungen und die benötigten Unterlagen seitens der einzelnen Teammitglieder frühzeitig hin.
Bereiten Sie sich selber gründlich vor, z.B. eigene Präsentationsunterlagen.
Bestimmen Sie die Räumlichkeit und stellen Sie Hilfsmittel (z.B. Overhead-Projektor, Metaplantafel, Wandtafel) bereit.
Vergessen Sie nicht die Besprechungsteilnehmer zu begrüßen und einen korrekten Gesprächseinstieg zu wählen,
Geben sie die Sitzungsziele bekannt.
Erläutern Sie den Verlauf des Projektes und stellen Sie die Auftraggeberinteressen immer deutlich heraus
Sprechen Sie aktuelle Fragen an und verteilen Sie neu aufgetretene Aufgaben an die Teammitglieder.
Legen Sie klare Termine und Zeitvorgaben für Aufgaben, Zwischenergebnisse und den Projektabschluss fest.
Geben Sie am Ende der Sitzung den neuen Termin für die nächste Sitzung bekannt.
Vergessen Sie nicht sich zu verabschieden und einen Dank an die Teammitglieder auszusprechen.
Achten Sie auf eine Nachbereitung der stattgefundenen Teamsitzung.
Ãœberprüfen Sie, ob der Protokollführer das Protokoll erstellt und an alle Beteiligten (Verteiler) sendet.
Schreiben Sie eine eigene Zusammenfassung über den Verlauf der Besprechung, Themen, Einhaltung der Zeitvorgaben, Kontrolle des Projektfortschrittes.
Falls externe Teilnehmer eingeladen sind, denken Sie an die evtl. An- und Abreiseorganisation (z.B. Anfahrtsskizze erstellen, Fahrdienst einrichten, Vermittlung möglicher Hotels, Anfahrtszeiten einplanen)
Gestalten Sie Teamsitzungen professionell (z.B. Präsentationen, Medieneinsatz, Gesprächsführung, Zielorientierung, Raumauswahl, Essen und Getränke)
Vgl. VDMA (Hrsg.): Fit für den globalen Markt? Leitfaden für das Qualitätsmanagement und Projektmanagement - Lösungsansätze, Umsetzungsbeispiele, Methoden. Frankfurt 1997 (gekürzt und modifiziert)