PM-Techniken: 6. Kommunikation im Projektteam
PM-Techniken: 6. Kommunikation im Projektteam |
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Für die Sachebene
Die Frage wer, wen, warum, wann, worüber und wie zu unterrichten hat, ist dem Informationsmanagement zuzuordnen. Das Informationsmanagement fällt in den Aufgabenbereich des Projektleiters. Er muß dafür sorgen, daß die richtige Information, zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort in der benötigten Struktur vorliegt. Ein gutes Informationsmanagement ermöglicht bessere Entscheidungen und wirkt sich zum Vorteil für den Kunden und für das Unternehmen aus. Die Zeit, in der ein Projekt fertiggestellt wird, ist unter anderem von dem Grad der Geschwindigkeit abhängig, mit dem Informationen an die Projektbeteiligten weitergeleitet werden.
Für die Beziehungsebene
Die Motivation und Identifikation der Projektbeteiligten steigt mit dem Grad ihrer Information über die Projektziele, über die ablaufenden Prozesse, über realisierte Zwischenerfolge, aber auch über auftretende Schwierigkeiten im Projektverlauf. Damit stellt die Information nicht nur eine sachlich begründete Voraussetzung für eine zielorientierte Projektarbeit dar, sondern es wird vielmehr ein Grundbedürfnis der Menschen (nach Information) befriedigt. Es ist daher von Vorteil, wenn sowohl der Projektleiter als auch die Teammitglieder über die verschiedenen Kommunikationsebenen, die Wahrnehmungsfilter und die möglichen Kommunikationsprobleme Bescheid wissen.
Sorgen Sie für geeignete Räumlichkeiten und technische Voraussetzungen, z.B. ein Dokumentationsbüro, PC/ Notebook, Kopiergerät, Email- und Internetzugang, Pinwand.
Stellen Sie den effizienten Einsatz der vorhandenen oder neu einzuführenden Informationssysteme und Hilfsmittel durch die Projektbeteiligten sicher.
Informationen können auf verschiedene Arten weitergeleitet werden. Welche Informationsart zur Anwendung kommt, ist an den Anforderungen aus dem Projekt und den Projektmitarbeitern auszurichten. Oft finden unterschiedliche Informationsarten gleichzeitig Anwendung.
Organisieren Sie zu Beginn die formellen Informationswege
Unterstützen Sie die Entstehung von informellen Informationswegen, die aus zwischenmenschlichen Beziehungen entstehen (z. B. Freundschaften, Bekanntschaften) und eine nicht zu unterschätzende Rolle in der Projektarbeit spielen
Nutzen Sie das vorhandene Wissen der Teammitarbeiter
Sorgen Sie für eine einheitliche Information der Projektbeteiligten
Fördern Sie die persönliche Kommunikation, z.B. indem Sie Einzelgespräche mit den Projektbeteiligten führen
Setzen Sie regelmäßige Projektbesprechungen an sorgen Sie dafür, dass die Ergebnisse umgesetzt werden
Stellen Sie vorhandene Informationen, z.B. projektbezogene Literatur, Literaturlisten, Berichte und Beschreibungen von Methoden und Instrumenten allen Projektmitgliedern zur Verfügung
Nutzen Sie projektrelevante Fachliteratur, computergestützte Tools, Kunden- und Forschungsinformationen
Nutzen Sie externe Informationsquellen z.B. Bibliotheken, Internet, Anfragen an Hochschulen und Forschungseinrichtungen.
Überprüfen Sie Kosten und Nutzen interner und externer Informationsdatenbanken
Überprüfen Sie die erhaltenen Informationen kritisch auf Aussagekraft und Verwertbarkeit
Bauen Sie ein effizientes internes Berichtswesen auf und entwickeln Sie dieses weiter
Durch eine gute und übersichtliche Dokumentation stellen Sie die schnelle Auffindbarkeit der Projektinformationen sicher.
Vgl. VDMA (Hrsg.): Fit für den globalen Markt? Leitfaden für das Qualitätsmanagement und Projektmanagement - Lösungsansätze, Umsetzungsbeispiele, Methoden. Frankfurt 1997 (gekürzt und modifiziert)