PM-Techniken: 5. Koordination

5.1 Koordination

In der Projektarbeit erfordert eine zielgerichtete Koordination. Dazu müssen Abläufe neu gestaltet, geregelt und überprüft werden. Von Bedeutung sind hierbei vor allem die beiden Koordinationsmechanismen:

• Koordination durch Selbstbestimmung
• Koordination durch Regelungen.

Die Ablauforganisation der Projektarbeit ist nicht durch Routine zu lösen. Sie erfordert vom Teamleiter eine ständige Aufmerksamkeit. Dabei stellen gut abgestimmte Regeln sicher, dass Missverständnisse über Ziele und geforderte Ergebnisse zwischen Projektbeteiligten nicht entstehen, bzw. frühzeitig ausräumt werden. Projektpläne dienen der Vorauskoordination, wobei ihre Funktion von der Vollständigkeit und Treffsicherheit der entwickelten Prognosen abhängig ist. 

Wenn die Komplexität einer Aufgabe bestimmte Grenzen überschreitet, wird die Koordination durch Selbstbestimmung der Projektteammitglieder sinnvoll. Bei der Selbstbestimmung werden die Koordinationsentscheidungen gemeinsam im Team getroffen. Notwendig hierfür ist ein entsprechender Gestaltungsfreiraum, der nicht durch starre, strukturelle Regelungen und Soll-Vorgaben beeinträchtigt werden darf. Die Koordination durch Selbstabstimmung beinhaltet folgende Vorteile:

• Motivationssteigerung der Projektmitarbeiter
• Fördern von mehr Eigeninitiative und mehr Kreativität bei der Lösung von Problemen
• Reduzierung des Aufwands für Planung, Überwachung und Steuerung
• Fördern der informellen Kommunikation und Koordination
• Entwickeln eines hohen Grades an Flexibilität der Projektmitarbeiter

Organisation und Koordination

In der Projektarbeit kann zwischen drei Formen von Koordinationsmaßnahmen unterschieden werden:

• Aufbauorganisatorische Maßnahmen,
• Ablauforganisatorische Maßnahmen und
• Personenorientierte Maßnahmen.

Das Gesamtprojekt wird im Projektstrukturplan (PSP) in verschiedene Teilprojekte und diese wiederum in Teil- und Einzelaufgaben zerlegt. Damit lassen sich Aufgaben bündeln und Verantwortungen sowie Entscheidungskompetenzen zuordnen. Unter den ablauforganisatorischen Maßnahmen ist die Koordination aller Projektaktivitäten zu verstehen. Sie beinhaltet die konsequente Umsetzung der geplanten Vorgänge in aktive Vorgänge.

Speziell vom Projektleiter wird gefordert, dass er die Planung und Dynamik den ständig wechselnden Situationen und Bedingungen anpasst. Die effiziente Koordination sämtlicher Projektaktivitäten führt zu vorausschauendem Denken und Handeln und eröffnet somit neue Spielräume für die Projektabwicklung. Das Aufspüren von weiterem Handlungsbedarf und die Entwicklung von Lösungen fördert die Entwicklung von Kreativität und Engagement der Projektbeteiligten.

Die formellen Koordinationsmaßnahmen (aufbau- bzw. ablauforganisatorische Maßnahmen) müssen vor allem mit zunehmender Komplexität der Aufgabenstellung durch personenorientierte Maßnahmen in der Koordination ergänzt werden. Personenorientierte Maßnahmen beeinflussen die informelle Kommunikation positiv.

Die Kennzeichen der informellen Kommunikation sind: 

• Zwanglose Zusammenkünfte ohne formale Tagesordnung
• Freier Meinungsaustausch
• Wegfallen von Gesprächsbarrieren
• Einfach ausgedrückt: Oft miteinander reden, Formalitäten vermeiden.

Vgl. VDMA (Hrsg.): Fit für den globalen Markt? Leitfaden für das Qualitätsmanagement und Projektmanagement - Lösungsansätze, Umsetzungsbeispiele, Methoden. Frankfurt 1997 (Gekürzt und modifiziert)