Projektmanagement: 3. Projektplanung

3.5 Einsatzmittelplanung

Bei der Einsatzmittelplanung (man spricht auch von Ressourcenplanung) sind die folgenden Einsatzmittel zu planen:

Einsatzmittel: "Personal und Sachmittel, die zur Durchführung von Vorgängen, Arbeitspaketen oder Projekten benötigt werden. Einsatzmittel können wiederholt oder nur einmal einsetzbar sein. Sie können in Wert- oder Mengeneinheiten beschrieben und für einen Zeitpunkt oder Zeitraum disponiert werden." (DIN 69902)

Die Einsatzmittelplanung muss den für die Erstellung der Projektleistung notwendigen Bedarf ermitteln, mit den verfügbaren Kapazitäten abstimmen und eventuelle Engpässe feststellen. Zeichnen sich bei der Planung Über- und Unterdeckungen an Einsatzmitteln ab, müssen sie ausgeglichen werden. Unter Umständen muss dazu die Terminplanung noch einmal überarbeitet werden. 

Aufgaben der Einsatzmittelplanung

Personalplanung

Nicht nur Personalbedarf ermitteln, sondern auch die Einsatzdauer des einzelnen Mitarbeiters für jeden Projektschritt. Dies wird auch als Personalbedarfsplanung oder Personalaufwandsschätzung bezeichnet. Diese Verfahren zielen auf die Ermittlung des Personalbedarfs für die einzelnen Vorgänge. Im Ergebnis steht beispielsweise, dass der Vorgang X einen Bedarf von 10 Mitarbeitertagen (MT) hat. Wird ein Mitarbeiter eingesetzt, dauert der Vorgang voraussichtlich 10 Tage; stehen zwei Mitarbeiter zur Verfügung nur 5 Tage.

Vorgangsdauer = Kapazitätsbedarf / MA-Zahl

Beispiel: Planung eines Umbaus

Qualifikation

Kapazitätsbedarf (MT)

Ingenieur (Entwurf)

6

Ingenieur (Detailplanung)

11

Installateur

3

Monteur

1

Elektriker

22

Mechaniker

4

Personalgesamtbedarf

47

Ziel: Mitarbeiter auswählen. Kriterien:

Ergebnis: Mitarbeiterliste

Planung der Betriebs- und Sachmittel

Betriebsmittel Sachmittel und Material

Maschinen

Anlagen

Räume

EDV-Anlagen

etc.

Rohstoffe

Hilfsstoffe

Betriebsstoffe

Zukaufteile

Schatzmethoden

Voraussetzungen für eine gute Schätzung des voraussichtlichen Einsatzmittelbedarfs an Personal, Maschinen und Materialien und damit auch der Zeit und der Kosten ist ein solide erarbeiteter Projektstrukturplan. Die einzelnen Arbeitspakte müssen so genau wie möglich beschreiben sein. Um möglichst alle Arbeiten zu erfassen, sollten alle Beteiligten mit einbezogen werden. (Bottom-Up- statt Top-Down-Schätzung)

Methoden:

  1. Vergleichs- oder Analogiemethoden

  2. Kennzahlenmethoden

  3. Expertenschätzung (Einzelschätzung, Mehrfachbefragung, z.B. Schätzklausur)  

  4. Spezialmethoden bei Softwareentwicklung (Function-Point Methode, COCOMO-Verfahren)

Allgemeine Schätzregeln
  1. Von normalen Bedingungen ausgehen
  2. Nicht von bestimmten Mitarbeitern ausgehen
  3. möglichst auf Ebene der Arbeitspakete schätzen
  4. Alle Arbeitspakete miteinbeziehen
  5. Sich nicht von Terminvorgaben unter Druck setzen lassen
  6. Bei Unsicherheit die Meinung von Expertenrat einholen
  7. Schwierigkeiten bei Durchführung berücksichtigen