PM-Techniken: 5. Koordination

5.4 Informationsmanagement

Die Zeit, in der ein Projekt fertig gestellt wird, ist unter anderem von dem Grad der Geschwindigkeit abhängig, mit dem Informationen an die Projektbeteiligten weitergeleitet werden. Die schnelle Informationen wirkt sich zum Vorteil für den Kunden und für das Unternehmen aus.

• Stellen Sie geeignete Räumlichkeiten und technische Voraussetzungen bereit, z.B. einen Raum als Dokumentationsbüro, PC/ Notebook, Kopiergerät, Email- und Internetzugang, Pinwandprotokoller.
• Stellen Sie den effizienten Einsatz der vorhandenen oder neu einzuführenden Informationssysteme und Hilfsmittel durch die Projektbeteiligten sicher. Leiten Sie bei Bedarf auf die individuellen Anforderungen der Projektbeteiligten abgestimmte Weiterbildungsmaßnahmen ein.

Informationswege. Informationen kßnnen auf verschiedene Arten weitergeleitet werden. Welche Informationsart zur Anwendung kommt, ist an den Anforderungen aus dem Projekt und den Projektmitarbeitern auszurichten. 

Neben dem Einsatz unternehmensweiter Informationssysteme ist die effiziente und effektive Nutzung vorhandener Daten und Informationen am Arbeitsplatz ein wichtiger Faktor. 

• Stellen Sie vorhandene Informationen, z.B. projektbezogene Literatur, Literaturlisten, Berichte und Beschreibungen von Methoden und Instrumenten allen Projektmitgliedern zur Verfügung.
• Nutzen Sie projektrelevante Fachliteratur, computergestützte Tools, Kunden- und Forschungsinformationen.
• Nutzen Sie externe Informationsquellen z.B. Bibliotheken, Internet, Anfragen an Hochschulen und Forschungseinrichtungen.
• Ãœberprüfen Sie Kosten und Nutzen interner und externer Informationsdatenbanken.
• Ãœberprüfen Sie die erhaltenen Informationen kritisch auf Aussagekraft und Verwertbarkeit.
• Stellen Sie eine anforderungsgerechte Archivierung (Auffindbarkeit, Schnelligkeit. Ãœbersichtlichkeit) der Projektinformationen und -dokumentation sicher:

Regelmäßige oder bei Bedarf spontan angesetzte Projektbesprechungen sind wichtig für den Projektverlauf. Dies erfordert aber eine gute Vorbereitung und die Ableitung von zielgerichteten Handlungsmaßnahmen als Ergebnis der Sitzungen.

In der Projektarbeit gilt es, das Wissen, die relevante Informationen und Erfahrungen des Einzelnen dem gesamten Projektteam verfügbar zu machen. Um die hohe Anfall der unterschiedlichen Informationen zielgerichtet zu strukturieren, eignen sich Wissens- und Erfahrungsdatenbanken. Die Erfassung und Verwaltung der anfallenden Informationen erfolgt über das Dokumentenmanagement.

• Gliedern, organisieren und stellen Sie das vorhandene Wissen so bereit, dass sich jedes Teammitglied zurecht findet und effizient arbeiten kann, z.B. durch Klassifizieren der Informationen, durch Vorgaben an die Form der Daten und durch Mindestanforderungen an den Inhalt.
• Stellen Sie allen Mitarbeitern transparente und abrufbare Informationen durch dynamische Wissens- und Erfahrungsdatenbanken bereit.

Vgl. VDMA (Hrsg.): Fit für den globalen Markt? Leitfaden für das Qualitätsmanagement und Projektmanagement - Lßsungsansätze, Umsetzungsbeispiele, Methoden. Frankfurt 1997 (Gekürzt und modifiziert)