PM-Techniken: 5. Koordination

5.3 Information und Motivation

Die Motivation und Identifikation der Projektmitarbeiter ist umso größer, je mehr sie über Ziele, Vorgänge, Hintergründe, Fortschritte Schwierigkeiten des Projektes informiert sind. Information ist damit nicht nur für die Projektarbeit notwendig, sind dient auch dem menschlichen Grundbedürfnis nach Verstehen der Zusammenhänge. 

Die Frage wer, wen, warum, wann, worüber und wie zu unterrichten hat, hat der Projektleiter zu beantworten. Eine schnelle Informationsweitergabe ermöglicht eine effektivere Entscheidungsmöglichkeit auf der Basis aktueller Daten und eine einheitliche Information aller Beteiligten. Ideal wäre die Informationserfassung und -weitergabe ohne Zeitverzögerung. Demnach muß die richtige Information, zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort in der benötigten Struktur vorliegen.

Ziele und Aufgaben des Informationsmanagement

• Den Informationsfluss im Projektteam durch praktikable Techniken verbessern
• Die Projektarbeit durch einen zeitnahen, simultanen Informationsfluss effizient gestalten
• Eine kosten- und zeitsparende Informationsweitergabe gewährleisten
• Die interne und externe Kommunikation fördern
• Die Teammitarbeiter motivieren und das vorhandenen Wissens der Teammitarbeiter
  nutzen
• Die einheitliche Information der Projektbeteiligten sicherstellen und jedem Teammitglied den momentanen Projektstatus und Projektfortschritt transparent machen
• Ein effizientes internes Berichtswesen aufbauen und weiterentwickeln
• Zielgerichtete, ergebnisorientierte Projektbesprechungen durchführen
• Durch Dokumentation Ideen und Wissen speichern
• Einen aktuellen, einheitlichen und nachvollziehbaren Dokumentationsstand aufbauen

Vgl. VDMA (Hrsg.): Fit für den globalen Markt? Leitfaden für das Qualitätsmanagement und Projektmanagement - Lösungsansätze, Umsetzungsbeispiele, Methoden. Frankfurt 1997 (Gekürzt und modifiziert)