PM-Techniken: 5. Koordination

5.2 Checkliste: Teamkoordination

So fördern Sie die Koordination durch Selbstbestimmung im Team:

• Entwickeln Sie gemeinsam in Ihrem Team Spielregeln, wie bei auftretenden Störungen und Unklarheiten verfahren werden soll
• Stellen Sie Informationen offen für alle Mitarbeiter zur Verfügung.
• Sorgen Sie für eine ständige Transparenz der laufenden Projektaufgaben, etwa durch regelmäßige Besprechungen.
• Unterstützen Sie einen kontinuierlichen Konsens hinsichtlich der Aufgaben und ihrer klaren Definition.
• Achten Sie auf eine klare und jederzeit eindeutige Verteilung der Zuständigkeiten und Aufgaben. 
• Überlassen Sie die Feinplanungen in den einzelnen Teilfunktionen den entsprechenden Mitarbeitern.
• Stimmen Sie den Gesamtplan im Kick-off Meeting mit den Mitarbeitern aller beteiligten Fachdisziplinen bezüglich Leistungspaketen, Verantwortlichkeiten, Kosten, Zeiten und Ressourcen ab
• Legen Sie Verantwortung und Befugnisse für alle Mitarbeiter einvernehmlich fest.
• Nutzen Sie Feedbackmöglichkeiten: Klären Sie, ob die von Ihnen weitergegebenen Informationen verstanden worden sind und stellen Sie sicher, dass auch Sie erhaltenden Rückmeldungen richtig verstanden haben.
• Würdigen und Loben Sie erreichte Teilabschnitte und Vorgänge Ihres Teams
• Achten Sie auf eine effiziente Dokumentation
• Führen Sie regelmäßig Teamsitzungen, Besprechungen, Präsentationen und Informationsaustausch durch.
• Ermöglichen Sie eine zielgerichtete Vorbereitung der Teammitglieder auf die bevorstehende Sitzungen durch die Vorbereitung und Versendung einer Agenda.
• Fördern und nutzen Sie die vorhandenen informellen Koordinationsmöglichkeiten.
• Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, überprüfen und verbessern Sie Ihr eigenes soziales Verhalten insbesondere bezüglich der folgenden Themenstellungen:

• Führungsstil

• Führungsverhalten

• Konfliktlösungsmethoden

• Teamfähigkeit

• Schaffen Sie Transparenz über die einzelnen Rollen in der Projektorganisation und unterstützen Sie die Teammitglieder bei der Realisierung der Teamziele.
• Vermeiden Sie unklare Entscheidungsstrategien, erläutern und erklären Sie getroffene Entscheidungen; die Teammitgliedern können so getroffene Entscheidungen nachvollziehen und akzeptieren.
• Informieren Sie die Teammitglieder über Ziele, Bedeutung, Schwierigkeiten und Ergebnisse des Projektes.
• Gewährleisten Sie die Einflussnahme der Teammitglieder auf die Festlegung von Teilzielen und Soll-Vorgaben

Vgl. VDMA (Hrsg.): Fit für den globalen Markt? Leitfaden für das Qualitätsmanagement und Projektmanagement - Lösungsansätze, Umsetzungsbeispiele, Methoden. Frankfurt 1997 (Gekürzt und modifiziert)