PM-Techniken: 1. Zeitmanagement

1.4 Tagesplanung

Die ALPEN-Methode

ist eine Methode zur Tagesplanung. Ein Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enthalten, was Sie an diesem Tag erledigen wollen, müssen - und auch können.

Alle Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit. Planen Sie am Vorabend den neuen Arbeitstag.
Länge der Tätigkeiten bestimmen. Notieren Sie hinter jeder Aktivität den geschätzten Zeitbedarf. Zeitlimits setzen. Es soll ein Druck entstehen, diese Vorgabe auch einzuhalten.
Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse einplanen. 50 : 50 Regel: Verplanbare Arbeitszeit etwa 50 Prozent; Zeitreserven auch etwa 50 Prozent (Puffer für Unvorhergesehenes, Störungen, kreative Dinge, soziale Kommunikation)
Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen. Die wichtigen Dinge bevorzugt bearbeiten. Was realistischerweise an einem Tag nicht zu erledigen ist, muss verschoben, delegiert oder gestrichen werden.
Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen. Was am Ende des Tages nicht erledigt wurde, muss auf den Folgetag übertragen werden.

Lothar J. Seifert: Das 1x1 des Zeitmanagements, 1999, S. 36ff, modifiziert


Die "Stille Stunde"

Wenn jemand dauernd gestört und in seiner Arbeit unterbrochen wird, tritt der bekannte "Sägezahneffekt" ein: Nach einer Störung bedarf es erheblicher Zeit und Mühe bis man sich wieder in die Arbeit eingearbeitet hat. Dadurch kann viel Zeit verloren gehen.

Deshalb sollte man sich pro Tag mindestens eine "Stille Stunde" ohne Störung einrichten. Man ist in dieser Zeit einfach nicht da. Eingehende Telefonanrufe werden per Rückruf erledigt. Die Stille Stunde legt man am besten auf die störarme Zeit innerhalb des Tages. Die "Stille Stunde" eignet sich zur Erledigung von A-Aufgaben.

Die Tagesplanung. Beispiel und Übung

 

  Ü
Übungsaufgabe:

Herr Ritter hat sich für den folgenden Tag eine To-Do-Liste mit den folgenden Eintragungen gemacht:

  • Präsentation für morgen vorbereiten
  • Erledigung bei Bank, dort
  • Telefonanruf Hr. König
  • Telefonanruf Fr. Sauer
  • Gespräch mit Kollege Müller, hier, ca. 1 Std.
  • Geburtstagsgeschenk für Thomas
  • Gespräch mit Hr. Bergmann, dort, halbe Std. Fahrt
  • Abendessen mit Sabine
  • Neues Buch "Systemisches Management" lesen

Bitte erstellen Sie nach dem nebenstehenden Muster den morgigen Tagesplan von Herrn Ritter.