PM-Techniken: 1. Zeitmanagement

1.2 Delegation und Prioritäten

Delegation. Das Eisenhower-Prinzip

Ein einfaches, praktisches Hilfsmittel zur Delegation bildet das auf US-General Eisenhower zurückgehendes Entscheidungsraster zu Kategorisierung von Aufgaben.

Unterschieden wird nach

Dringlichkeit
Wichtigkeit

A-Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, muss man selber und schnell tun.
B-Aufgaben, die wichtig, aber nicht so dringend sind, kann man verschieben oder u.U. delegieren.
C-Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind, sollten delegiert werden.
Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können in den Papierkorb.

Fünf Regeln zur Prioritätensetzung

Konzentration der Kräfte auf Ziele und Erfolge (Pareto)

Jede Aufgabe in die Prioritäten-Klasse A, B, C einteilen

Wichtigkeit und Dringlichkeit sind grundverschieden.

Vorfahrtsregel: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit.

Jeden Tag an einer langfristigen A-Aufgabe arbeiten.

Quelle: Seifert, Lothar J., Das 1x1 des Zeitmanagements, 19. Auflage, 1999

Das Eisenhower-Prinzip kann in der Anwendung problematisch sein

Obwohl diese Einordnung der Aufgaben nach Prioritäten auf den ersten Blick überzeugend ist, können doch einige Einwände vorgebracht werden:

1. Hier wird so getan, als ob der Planer keine persönliche Vorlieben hätte. Und doch ist es so, dass man manche Aufgaben lieber erledigt, und einem andere Aufgaben schwer fallen. Nach Eisenhower sollte eine solche persönliche Präferenz kein Kriterium sein. Man sollte sich solcher psychologischer Hintergründe für das eigene Handeln zumindest bewusst sein, und nicht "in die eigene Tasche lügen". Oftmals hilft es sich, sich erst ein Erfolgserlebnis mit dem Lösen einer einfachen Aufgaben (z.B. einer C-Aufgabe) verschaffen, und dann so ermutigt sich an die schwere B-Aufgabe machen.

2. A-Aufgaben höchste Priorität einzuräumen, ist zweifellos vernünftig. Doch man kann fragen, ob das Auftreten von A-Aufgaben nicht schon Ergebnis verfehlter Zeitplanung ist. Denn eine Zeit vorher waren dies ja noch B-Aufgaben, die erst dadurch zu A-Aufgaben wurden, weil man sie nicht rechtzeitig erledigt hat. Man daraus nur die Empfehlung ableiten: Vermeide das Auftreten von A-Aufgaben. Denn sonst wird man von A-Aufgaben "gejagt" und es bleibt keine Zeit mehr zum ruhigen Nachdenken und zum persönlichen Lernen.