PM-Techniken: 1. Zeitmanagement

1.1 Zeitgewinn durch Planung

Ziele dieser Lerneinheit:

• Sie lernen Arbeitsüberlastung und Zeitnot erfolgreich zu begegnen.
• Sie lernen, den Tagesablauf so zu strukturieren, dass Sie Ihre Aufgaben rationeller erfüllen können.
• Sie können Ihren beruflichen und privaten Ziele besser umsetzen und den Terminkalender effektiv einsetzen.

Zeitgewinn durch Planung

Das Pareto-Prinzip. Die 80 : 20-Regel

Dieser Zusammenhänge gehen auf den italienischen Nationalökonomen Vilfred Pareto im 19. Jahrhundert zurück (vgl. Lothar J. Seifert: Das 1x1 des Zeitmanagements, 1999, S. 25).

für die Planung der Maßnahmen zur Zielerreichung bedeutet dies, die Erfolgsverursacher zu finden und ihnen die höchste Priorität zu geben. Das ist nicht immer ganz einfach. Oft bevorzugt man gerade Aufgaben, die nicht so wichtig sind. Selbstüberwindung ist gefordert!

Wertanalyse der Zeitverwendung

Die geplanten Aktivitäten werden in die Prioritätenklassen A, B und C eingeordnet.

• A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft. Sie sind für die Erfüllung der Funktion von höchstem Wert und sind nicht delegierbar.
• B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und delegierbar.
• C-Aufgaben sind von geringer Bedeutung (z.B. Papierkram, Lesen, Verwaltungskram).

für die Praxis wird empfohlen:

• nur 1 bis 2 A-Aufgaben pro Tag (ca. 3 Std.) einplanen
• weitere 2 - 3 B-Aufgaben (ca. 1 Std.) vorsehen
• den Rest für C-Aufgaben (ca. 45 Minuten) reservieren

Die ABC-Analyse auf die eigene Zeitplanung anwenden

• Listen Sie alle Tätigkeiten und Aufgaben, die Sie in Ihrem Planungszeitraum erledigen wollen untereinander mit jeweils einer Zeile pro Tätigkeit auf-
• Ordnen Sie die Aufgaben. Die Aufgaben und Tätigkeiten, die einen großen Beitrag zum Gesamtergebnis leisten, stehen oben. Die Dringlichkeit spielt bei dieser Zuordnung keine Rolle.
• Nummerieren Sie die Aufgaben durch.
• Bewerten sie nun entsprechend der ABC-Analyse ihre Tabelle. Etwa die ersten 15 % der Tätigkeiten sind Ihre A-Aufgaben. Die dann folgenden 20 % der Liste sind Ihre B-Aufgaben. Der verbleibende Teil der Liste sind Ihre C-Aufgaben.
• Ordnen Sie nun den A-Aufgaben ca. 65 %, den B-Aufgaben 20% und den C-Aufgaben 15 % Ihrer verplanbaren Zeit zu.
• Achten Sie darauf, dass Sie bewusst zwischen Ihrer Arbeitszeit und der verplanbaren Zeit unterscheiden. Da in Ihrem Tagesablauf immer Zeit für Störungen und unvorhergesehene Ereignisse auftaucht, ist es ratsam höchstens 75 % Ihrer Arbeitszeit zu verplanen. Die restlichen 25 % sollten unspezifisch als Puffer für diese Störungen und unvorhergesehene Ereignisse reserviert werden. Bis zu 40 % sollten als Pufferzeit vorgesehen werden.

Quelle: Seifert, Lothar J., Das 1x1 des Zeitmanagements, 19. Auflage, 1999