Projektmanagement: Projektabschluss

5.1 Projekt-
Abschluss
5.2 Change Management 5.3 Feedback-
Bogen
5.4 Projekt-
Nachweise
5.5 Projekt-
auflösung
5.6 Aufgaben

5.1 Projektabschluss

Nach Projektart können zwei unterschiedliche Projektabschlüsse unterschieden werden:

Realisierungsprojekte

Teil der Projektaufgabe ist es, hier die Projektlösung zu realisieren und damit in der betrieblichen Praxis einzuführen. Bei betriebswirtschaftlichen Projekten und bei Informatikprojekten ist das häufig der Fall:

Lösungsprojekte

Bei dieser Projektart ist das Ergebnis des Projektes die fertiggestellte und ausgeplante Lösung, also Pläne, Entwürfe, Ausarbeitungen, Konstruktionen usw. Die Realisierung der Lösung wird hier nicht mehr von der Projektgruppe ausgeführt. Lösungsprojekte sind oftmals:


Es sind verschiedene Projektabschlüsse in der betrieblichen Praxis vorzufinden:

Projektabbruch

Während der Projektdurchführung kann ein Projekt in jeder Phase abgebrochen werden. Dafür können unterschiedliche Gründe maßgebend sein:

Sehr viele Projekte enden mit einem Projektabbruch. Hammer und Champy sehen im Umkehrschluss in einem zu frühen Abbruch von Business Reengineering-Projekten häufig den Grund für das Misslingen des Vorhabens.

Projektaushöhlung

Nachdem einige aber nicht alle Hauptaufgaben eines Projektes abgeschlossen sind, werden einzelne Projektmitarbeiter mit "wichtigeren" oder "dringenderen" Aufgaben betraut und aus dem Projekt zeitweise oder vollständig herausgezogen.

Das kann im Extremfall soweit führen, dass kein Mitarbeiter mehr irgendeine Projektarbeit ausführt, das Projekt aber offiziell weiterläuft, bis nach einigen Monaten oder Jahren auch offiziell das Projekt wegen Erfolglosigkeit oder "Auslaufens" eingestellt wird.

Projektdehnung

Obwohl die Projektlösung fertiggestellt und bei einem Realisierungsprojekt auch erfolgreich eingeführt ist, wird hier mit einer Vielzahl unwichtiger Zusatzarbeiten das Projektende über Wochen und Monate hinausgezogen. Der Grund für diesen Projektabschluss liegt häufig darin, dass alle oder einzelne Projektmitarbeiter noch keinen neuen, attraktiven Arbeitsplatz haben und hoffen, in nächster Zeit diesen zu erlangen. Bis dieses Ziel erreicht ist wird das Projekt gedehnt.

Projektbeendigung. So sollte es sein.

Das Projekt wird hier zum gewünschten Ergebnis geführt und formal und inhaltlich korrekt abgeschlossen und aufgelöst.


Aufgaben in der Abschlussphase


Die "lessons learned"

Möglicherweise haben Sie auch in Ihrem Unternehmen schon beobachtet, dass aus Erfahrungen zu wenig gelernt und das Rad wieder und wieder erfunden wird. Das ist teuer. Erst zu spät erfährt man: Da haben wir doch schon mal was Ähnliches gemacht, damals haben wir das so und so gemacht. Doppelarbeiten und Fehler werden immer wieder gemacht. Zeitverzögerungen und unnötige Kosten sind die Folge.

DIN 69905 nennt ausdrücklich die Auswertung und Speicherung der Projektinformationen als wichtige Aufgabe eines Projektinformationsmanagementsystems. Die Projektdokumentation ist oft zu umfangreich und enthält die gemachten Erfahrungen nur versteckt. Deshalb müssen Sie eine eigene Dokumentation der Projekterfahrungen erstellen, die sogenannten "lessons learned". Es kommt erstens darauf an die Erfahrungen (z.B. erfolglose oder besonders erfolgreiche Lösungsansätze) auszuwerten, die für andere Projekte relevant sein können. Und zweitens diese Erfahrungen so zu sichern und archiviert bereitzustellen, dass Sie und andere in Nachfolgeprojekten darauf wieder zugreifen können. Dadurch finden die „lessons learned“ Eingang in das Wissensmanagement des Unternehmens.