Projektmanagement: Durchführung und Controlling

4.1 Steuerung 4.2 Controlling 4.3 Steuerungszyklus 4.4 Terminkontrolle 4.5 Kostenkontrolle  

4.2 Projektcontrolling

Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiß. Peter Hobbs, Autor Projektmanagement

Controlling dient der Überwachung, Unterstützung und Steuerung des Projekts. Die notwendigen Informationen müssen erfasst, aufbereitet und rechtzeitig in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt werden. Je nach Ursache der auftretenden Abweichung sind andere Maßnahmen erforderlich. Eine wirkungsvolle Projektsteuerung ist nur möglich, wenn die tatsächlichen Ursachen einer Abweichung erkannt werden.

"to control" = steuern, planen, kontrollieren, überwachen. Controlling ist also mehr als "kontrollieren".

Das "magische" Dreieck des Projektmanagements in der Durchführung

Beim Controlling geht es um die Überwachung und Steuerung der drei Größen Ergebnis, Zeit und Kosten, die uns schon bei der Planung begegnet sind:

Abweichungen bei den Terminen und bei den Kosten müssen möglichst frühzeitig festgestellt werden. Denn nur so kann noch rechtzeitig gegengesteuert werden. Manchmal können jedoch Termin- und Kostenüberschreitungen nicht mehr aufgefangen werden. Je früher diese jedoch erkannt werden, um so höher sind die Chancen, noch vernünftige Lösungen zu finden.

Warum Projektcontrolling oft scheitert?

Die Überwachung eines Projektes erfordert  ein Bottom-Up Vorgehen: Der Projektleiter benötigt Ist-Werte von seinen Projektmitarbeitern, um anhand des aktuellen Zahlenmaterials den Fortschritt des Projektes ermitteln zu können.

Häufige Fehler beim Projektcontrolling: Verfahren zum Projektcontrolling wurden nicht definiert, nicht richtig kommuniziert oder sie werden von den Projektmitarbeitern nicht gelebt. Im Eifer des Projektgeschehens wird oft auch die Datenbeschaffung vernachlässigt. Der Aufwand, der mit dem Controlling verbunden ist, wird als unnötig erachtet. Aufgabe des Projektleiters ist es, die Datenbeschaffung sicherzustellen und damit sein Projekt fortzuschreiben.

Zu Projektbeginn sollte das Controlling geklärt werden: