Projektmanagement: Durchführung und Controlling

4.1 Steuerung 4.2 Controlling 4.3 Steuerungszyklus 4.4 Terminkontrolle 4.5 Kostenkontrolle  

4.1 Projektsteuerung

Das Projekt muss in der Durchführungsphase gemäß der Vorgaben des Projektplans gesteuert werden. In dieser Phase fällt der überwiegende Teil der Projektkosten an. Der Projektleiter hat die Aufgabe, das Projekt planmäßig durchzuführen und - im Falle von Abweichungen - durch geeignete Maßnahmen die Ist-Situation wieder an die Planwerte annähern. Häufig müssen auch die Planwerte und die Projektziele im Lichte der neuen Erkenntnisse modifiziert werden.

Das Controlling während der Durchführung dient dazu, die notwendigen Informationen zu erfassen, aufzubereiten und rechtzeitig in geeigneter Weise zur Verfügung zu stellen. Üblicherweise werden sich in der Durchführung Abweichungen von der ursprünglichen Planung ergeben, manchmal hat man sich bei der Planung verschätzt, manchmal tauchen während der Durchführung neue Erkenntnisse auf. Allerdings kann nicht ständig ein neuer Plan gemacht werden. Solange sich keine Auswirkungen auf die Struktur des Gesamtprojektes ergeben, sind sinnvolle Korrekturen meist schnell zu finden. Sind die Auswirkung größer, wird es notwendig die Planung zu revidieren.

Kreativität

Auch in der Durchführungsphase ist Kreativität notwendig. Das betrifft insbesondere den Projektleiter. Im Bezug auf die Kreativität bedeutet dies in der Planung, Konzepte zu entwerfen, gefundene Lösungen in Frage stellen, zusätzliche Alternativen zu entwickeln und sinnvolle Entscheidungen zu treffen. Die Kreativität in der Durchführung liegt darin, bei Störungen und auftretenden Schwierigkeiten fantasievolle Wege zu finden, das vorgegebene Ziel, den Kostenrahmen und Terminvorgaben dennoch so weit wie möglich einzuhalten (Birker, Klaus, Projektmanagement, S. 118)

Anfragevorgänge

Der Projektleiter muss dafür sorgen, dass die notwendigen Einsatzmittel zeitgerecht bereitstehen. Wenn die Projektmitarbeiter erst beim Starttermin eines Arbeitspaketes beginnen würden, die benötigten Materialien und Betriebsmittel zu beschaffen, würde das zu Verzögerungen führen. Im Prinzip könnte man in der Planung sogenannte Anfragevorgänge zeitlich einzuplanen, zu denen Materialien, Ausrüstungen und Betriebsmitteln bestellt werden müssen. Das dies die Planung erheblich verkomplizieren würde, unterlässt man das in der Regel. Es ist dann der Projektleiter oder der zuständige Arbeitspaketverantwortliche, der die Verantwortung für die Verfügbarkeit der benötigten Projektmittel hat.

Problemvorgänge im Auge behalten

Problematisch für die termingerechte Durchführung sind insbesondere Vorgänge, die mit hohem Risiko und einem hohem Grad an Neuheit verbunden sind. Hier besteht die Gefahr, dass sich die in der Planung prognostizierten Werte für Vorgangsdauer und Kosten als unrealistisch erweisen. Diese Vorgänge gilt es besonders im Auge zu haben, damit frühzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Das gilt auch für Vorgänge auf dem kritischen Pfad, bei denen eine Terminverzögerung unmittelbar eine Verschiebung des Endtermins bedeuten würde.

Abstimmung des Informationsflusses

Die Projektleitung muss ausreichend und rechtzeitig über den jeweiligen Stand in der Durchführung der einzelnen Vorgänge informiert sein. Es gibt zwei grundlegende Prinzipen zur Organisation des Informationsflusses:

  1. als Bringschuld: Bringschuld heißt, der für die Tätigkeit Verantwortliche muss die Projektleitung von wichtigen Entwicklungen informieren ("Rückmeldung").
  2. als Holschuld: Holschuld bedeutet, dass die mit der Überwachung beauftragte Person sich die notwendigen Informationen besorgen muss.

Die "Rückmeldung" ist meist kostengünstiger. Es besteht aber die Gefahr, unzuverlässiger, eventuell geschönter Berichte. Oftmals unterbleiben einfach die Rückmeldungen. Bei größeren Projekten wird oft ein System auf Basis laufender Rückmeldungen einrichtet, das dann durch "Begehungen", z.B. bei Meilensteinterminen ergänzt wird.

Wie oft soll unterrichtet werden? Manchmal wird eine Unterrichtung in regelmäßigen Intervallen eingeführt, manchmal ereignisorientiert. Regelmäßige Intervalle können Wochen, Monate, oder in kritischen Phasen auch Tage sein.

Oft wird auch eine Mischform angestrebt. So können beispielsweise ereignisorientiert der Beginn und das Ende eine Vorgangs gemeldet werden, zu bestimmten Terminen (z.B. Meilensteinen) werden dann stichtagsbezogene Meldungen aller Vorgänge eingeholt (Birker, S. 123). Auf jeden Fall sollte gelten, dass besondere Vorkommnisse der Projektleitung unverzüglich gemeldet werden.

Planeinhaltung und Wirtschaftlichkeit

Selbst wenn die geplanten Kosten und Termine in der Durchführung eingehalten wurden, muss das nicht unbedingt bedeuten, dass das Projekt wirtschaftlich durchgeführt wurde. Denn es kann ja sein, dass man in der Planung den Zeit- oder Ressourcenbedarf zu großzügig geschätzt oder absichtlich Reserven eingebaut hat. Wenn diese dann in der Durchführung unnötigerweise ausgeschöpft wurden, ist das Verschwendung. Manchmal werden Einsparmöglichkeiten auch erst während der Durchführung erkennbar. Diese sollte der Projektleiter nutzen und nicht stur am Plan festhalten.