2.5 Formelle und informelle Organisation

Die formelle Organisation
Die formelle Organisation ist das Ergebnis bewussten und geplanten Handelns. Grundelemente der Organisationsstruktur sind Stellen, die zu Gruppen und Abteilungen als Subsysteme zusammengefasst werden. Die Zusammenarbeit zwischen den Subsystemen wird durch die Ablauforganisation festgelegt, die die Arbeitsabläufe regelt.

Informelle Organisation
In der Unternehmenspraxis zeigt sich, dass die offizielle Soll-Struktur in der Regel nicht mit der tatsächlichen Struktur identisch ist. Neben der formellen Unternehmensorganisation entstehen als Ergebnis ungeplanten menschlichen Verhaltens informelle oder informale Erscheinungen. Ursache dafür sind individuelle Bedürfnisse und Vorstellungen der Mitarbeiter. Informelle Erscheinungen finden ihren Ausdruck in:

1. informellen Gruppen,
2. informeller Kommunikation,
3. informellen Normen und
4. informellen Führern.

Informelle Gruppen
Diese bilden sich aufgrund gemeinsamer sozialer Faktoren, wie Herkunft, Alter oder gemeinsamen Interessen, die nicht mit dem betrieblichen Geschehen in Zusammenhang stehen. Beispiele:

• Tischgruppen in der Kantine
• Plaudergruppen, z.B. in der Raucherecke
• Anhänger von Fußballmannschaften

Informelle Kommunikation
Diese existiert in zwei Formen:

• Zum einen handelt es sich um dem Austausch von persönlichen Informationen.
• Zum andern sind es Inhalte mit formalem Gehalt, also betriebliche Angelegenheiten, die aber außerhalb der vorgesehenen Kommunikationswege weitergegeben werden. 

Zwar wird durch die letztere Form der Kommunikation der formelle Instanzenweg nicht eingehalten. Jedoch kann die informelle Kommunikation für den Arbeitsablauf förderlich sein, wenn dadurch betrieblich notwendige Informationen und Anregungen schneller und effektiver übermittelt werden. Nicht alle Fälle eines notwendigen Informationsaustausches können organisatorisch geplant werden, weil das formale System zu schwerfällig ist. Diese Mängel der formellen Kommunikation können so kompensiert werden. Nachteilig ist, dass dadurch Instanzen übersprungen werden und Gerüchte, die auf diesem Weg entstehen, unnötige Konflikte hervorrufen können.

Informelle Normen
Das sind Verhaltenserwartungen, die von den Mitgliedern informeller Gruppen ausgehen. Informelle Normen regulieren zum einen das Verhalten der Gruppenmitglieder untereinander, zum andern aber auch das Verhalten gegenüber den formalen Regelungen. So können etwa durch informelle Normen die Gültigkeit der formellen Normen in Frage gestellt werden und daraus Normenkonflikte erwachsen. Beispielsweise: Offiziell gilt die Norm: "Wir bringen beste Leistung", informell gilt aber: "Arbeite nicht mehr als die Anderen, sondern halte dich an das übliche Arbeitspensum."

Informelle Führer
Das sind Personen, denen aufgrund ihrer persönlichen Eigenschaften (z.B. hohe fachliche Kompetenz, langjährige Erfahrungen) von den Mitgliedern einer Gruppe eine besondere Autorität eingeräumt wird. Ein informeller Führer kann eine integrierende und stabilisierende Funktion einnehmen. Allerdings kann es auch zu Konflikten mit dem Vorgesetzten (dem formellen Führer) kommen.

Fazit: Informelle Erscheinungen haben einen erheblichen Einfluss auf das interne Geschehen und den Unternehmenserfolg. Sie müssen in der aufbauorganisatorischen und prozessualen Gestaltung des Unternehmens berücksichtigt werden. Da die formellen Regelungen nie perfekt sein können, können solche Lücken informell geschlossen werden. Die Unternehmensführung muss sich bemühen, die positiven Effekte der informellen Erscheinungen zu fördern und versuchen, mögliche Konflikte im Vorfeld zu erkennen und zu vermeiden.

Zell, Helmut: Die Grundlagen der Organisation - lernen und lehren, Norderstedt 2019